Produktiv arbeiten

Oft sitzt man am Ende des Tages an seinem Schreibtisch und denkt, dass man mal wieder nichts geschafft hat. Der Tag ist so vorbei gerauscht und die ganze wichtige Arbeit ist liegen geblieben. Am nächsten Tag soll dann alles besser werden, aber morgens kommt irgendwas wichtiges dazwischen und wieder bleibt das wichtige liegen. Ein typischer Tag sieht so aus:

  • Morgens ins Büro
  • Computer einschalten und Kaffee holen
  • E-Mail Programm einschalten
  • E-Mails abarbeiten
  • Zwischendurch im Internet surfen
  • 1h produktiv arbeiten
  • Mittag machen

Schon ist der halbe Tag rum und wir haben nur eine Stunde tatsächlich produktiv gearbeitet, obwohl der halbe Tag rum ist und die effektivsten Stunden hinter uns liegen. Nachmittags wird noch etwas weiter gearbeitet, aber die Konzentration sinkt und Störungen durch Kollegen und Kunden nehmen zu. Abends kommen wir nach Hause und haben das Gefühl, dass die wichtigen Sachen nicht angefasst wurden, weil wir keine Zeit dazu hatten. Der Tag hat aber nunmal nur 24 Stunden und auch Überstunden fördern die Produktivität nicht langfristig. Also bleibt nur, die vorhandene Zeit effizienter zu nutzen.

Den Tag richtig beginnen

Am obigen Tagesablauf sehen wir, dass viel Zeit vergangen ist, bevor wir mit unserer produktiven Arbeit angefangen haben. Beim Kaffee holen haben wir mit Kollegen gesprochen, dann dauert es, die E-Mails durchzugehen und die daraus entstehenden Fragen zu beantworten, zwischendurch sind wir noch etwas abgelenkt worden und haben im Internet gesurft.

Kurz gesagt: Andere haben unseren Tag angefangen, nicht wir selbst.

Wäre es nicht schöner, wenn wir selbst den Beginn unseres Tages steuern könnten?

Der Schritt dazu ist ganz einfach: Wir fangen im Büro direkt mit unserer Arbeit an, also kein Morgengespräch mit den Kollegen, kein E-Mail Abruf und keine externen Störungen. Dazu machen wir uns am Vorabend oder direkt morgens eine Liste mit den wichtigen Aufgaben für heute (oder nehmen unsere Orga-Listen von GTD) und starten direkt damit.

Wir können so mindestens 2-3 wichtige Aufgaben erledigen, bevor wir eine kurze Kaffeepause einlegen und danach weiterarbeiten. Am sinnvollsten ist es dabei, die unangenehmsten Aufgaben zuerst zu erledigen, dann sind sie weg. Der wichtigste Aspekt ist jedoch: Wir kriegen einen großen Anschub für den Tag!

Von Tony Schwartz (The Energy Project) gibt es im Harvard Businesss Review auch einen Erfahrungsbericht, wie er jeden Morgen eine 90 Minuten Aufgabe erledigt, bevor er sich anderen Dingen, wie einer Pause, widmet. Eine deutsche Zusammenfassung ist auch bei imgriff.com zu finden.

 

Störungen (z.B. durch E-Mails) minimieren

Über den ganzen Tag kommen externe Störungen auf uns zu. Kollegen kommen zu uns, Kunden rufen an, E-Mails und Instant Messaging kommen dazwischen, etc. Jede einzelne Störung bringt uns von unseren Aufgaben ab und fordert unsere Zeit. Bis wir wieder mit der Aufgabe angefangen haben, ist wahrscheinlich schon wieder die nächste Störung da und wir werden nicht fertig.

Ein sehr großer Störfaktor sind dabei E-Mails. Das E-Mail Programm ist ständig offen, neue E-Mails werden per Popup oder Ton gemeldet und wir stürzen uns sofort drauf, weil es ja etwas wichtiges sein kann. Wenn es jedoch wichtig gewesen wäre, hätte die Person uns angerufen. Stellen wir uns vor, unser Haus brennt, würde uns der Nachbar eine E-Mail schreiben oder uns anrufen? Wenn wir nicht gerade im Kundensupport arbeiten, sind E-Mails nicht unsere primäre Aufgaben und sollte uns auch nicht davon abhalten. Also: Feste Zeiten für E-Mails, z. B.: 11:00 Uhr und 16:00 Uhr. Wir haben dann jeweils noch die Zeit, vor dem Mittag und vor dem Feierabend die E-Mails zu beantworten bzw. Aufgaben daraus zu definieren. Es mag anfangs für die anderen ungewohnt sein, wenn wir statt wie bisher für eine Antwort 4 Stunden statt 2 Minuten brauchen, aber sie gewöhnen sich dran. Wenn es wirklich wichtig ist, können sie anrufen.

Kollegen können wir sagen, wann wir am besten Zeit für ein Gespräch haben. Eine einfache Frage “Ist es gerade wichtig?”, kann schon viel bewirken. Wir können dann das Gespräch in Richtung Pause schieben, wenn wir sowieso gerade unkonzentriert sind. Oft hat sich bis dahin die Frage auch schon geklärt.

Je nach unserer Position können wir andere Störfaktoren wie das Telefon jedoch nicht ausblenden. Eventuell hilft es, zeitweise das Telefon bei sehr wichtigen Sachen auf einen Kollegen umzuleiten, das Sekretariat zu nutzen (wenn vorhanden) oder einen externen Service wie ebuero.

Erfolgstagebuch führen

Für ein gutes Gefühl nach der Arbeit empfiehlt es sich zusätzlich, ein Erfolgstagebuch zu führen. Darin schreibt man jeden Tag, welche konkreten Erfolge wir erreicht haben. Ein einfacher Block, ein Heft oder ein Tool wie Evernote eignet sich ideal dafür.

Der Sinn eines solchen Erfolgstagebuchs ist, sich über die konkreten Erfolge im Klaren zu sein und auch später darauf zurückgreifen zu können (z.B. bei der nächsten Gehaltsverhandlung). Hierfür sollten wir nicht nur aufschreiben, dass wir einen Erfolg hatten (“Mein Chef hat mich gelobt!”), sondern auch, was die Hintergründe sind (“Mein Chef hat mich gelobt, weil ich die Präsentation für den Kunden XY über unser Projekt sehr gut gemacht habe”).

Durch ein solches Tagebuch bleiben nicht nur die negativen Erinnerungen an einen Tag bestehen, sondern auch die positiven (und das auch noch schwarz auf weiß!).

Wie die Tipps umsetzen

Jeder Schritt ist eine Änderung unserer bisherigen Gewohnheiten. Wie man Gewohnheiten verändert, haben wir schon vorher beschrieben: Warum und wie kann ich Gewohnheiten ändern.

Am einfachsten ist es, sich eine einzelne neue Gewohnheit herauszusuchen und diese für 21 Tage durchzuziehen. Im Anschluss daran die nächste und so weiter. Wenn wir zuviel auf einmal ändern wollen, ist die Gefahr, dass wir keine Änderung durchhalten. Folgende Reihenfolge kann sinnvoll sein: Erfolgstagebuch, Störungen eliminieren, den Tag mit den wichtigsten Aufgaben beginnen.

Mit cambiro ist das Vorgehen ganz einfach:

  • Bei cambiro anmelden
  • Eine neue Gewohnheit anlegen
  • Jeden Tag den Erfolg erfassen
  • Nach 21 Tagen freuen, dass man die neue Gewohnheit erfolgreich eingeübt hat.
  • Weitermachen

Eine kurze Tour für cambiro gibt es auch: Wie funktioniert CAMBIRO?

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